Pada saat kita akan merencanakan sebuah pelatihan atau training, kita perlu mengetahui bahwa panitia pelaksana dan para pembicara tamu atau trainer membutuhkan perlengkapan training yang diperlukan guna untuk mendukung lancarnya presentasi pelatihan. Maka dari itu wajib bagi kita untuk mempersiapkannya jauh-jauh hari sebelum agenda dilaksanakan.
Bahkan ketika kita sudah merencanakan dengan baik dan tempat dilaksanakannya pelatihan dapat diandalkan, perlengkapan training dapat saja tidak sesuai dengan apa yang kita harapkan dan bisa membuat banyak pihak kecewa. Sebaiknya mendekati hari pelatihan, kita harus membuat file-file yang sesuai dengan perangkat lunak dan perangkat keras di tempat tersebut.
Seperti disaat menjelang pelatihan peralatan komputer mudah mengalami gangguan, sehingga kita perlu untuk memeriksanya sendiri sejak awal mau dimulainya pelatihan untuk meyakinkan bahwa peralatan tersebut berfungsi dengan baik. Sebuah ide cemerlang untuk memiliki seorang teknisi handal yang dapat membantu mengatasi masalah-masalah teknis di lapangan.
Daftar Perlengkapan Training Yang Perlu Dipersiapkan
Apabila kita memiliki handout atau materi cetak pelatihan, maka kita dapat menggunakannya sebagai pengganti dari OHP (Overhead Projector). Apabila peralatan proyektor tersebut tidak berfungsi disaat berlangsungnya pelatihan, maka back-up overhead (pencadangan materi) dapat menjadi vital. Inilah pentingnya untuk mempersiapkan perlengkapan training secara optimal.
Berikut ini beberapa pilihan daftar perlengkapan training yang perlu dipersiapkan dalam sebuah pelatihan;
1. Overhead Projector dan Slide Asetat
Alat ini merupakan mesin yang sering digunakan dan paling umum untuk mendukung sarana bantu visual dalam sebuah presentasi. Berbeda dengan proyektor modern, sarana pendukung training ini menggunakan lampu, kaca alas dan kaca pembesar konvensional untuk memproyeksikan sebuah citra gambar atau tulisan pada media layar atau tembok.
Sedangkan slide yang dipergunakan untuk membawa citra adalah asetat yang jelas dan dapat ditulis dengan tangan atau digambar serta dicetak dari sebuah komputer atau dikopi. Kerugian dari penggunaan overhead slides adalah bahwa materi tidak dapat direvisi langsung tanpa membuat sebuah slide yang baru.
2. Flipchart (Perlengkapan Training)
Flipchart sama seperti papan tulis, karena trainer pembicara dapat menulis di atasnya secara spontan untuk mendukung presentasi pelatihannya. Alat ini juga dapat digunakan untuk materi yang sudah disiapkan sebelumnya. Hal ini bermanfaat untuk memberikan lembaran-lembaran kertas flipchart kepada setiap kelompok untuk sesi feedback mereka.
Seperti pada papan tulis, kita perlu menyediakan pena khusus flipchart (yang berbeda dengan pena atau spidol yang digunakan untuk menulis di papan tulis putih).
3. Papan Tulis Putih
Perlengkapan training ini sama dengan papan tulis hitam namun lebih modern, yang memiliki permukaan halus dan licin yang dapat ditulis dan dihapus. Kita juga perlu menyediakan beberapa spidol papan tulis putih dan penghapus khusus yang dirancang untuk dipergunakan pada papan tulis jenis ini.
4. Proyektor (Perlengkapan Training)
Ini adalah suatu peralatan pengembangan dari sebuah overhead projector dan dapat memproyeksikan citra apapun baik itu tulisan, gambar atau video yang berasal dari komputer atau laptop yang dihubungkan ke proyektor. Alat ini lebih efisien dalam penggunaannya dibandingkan penggunaan OHP.
5. Komputer atau Laptop
PowerPoint adalah salah satu program komputer Microsoft yang dapat mencitrakan teks dalam poin-poin dan ilustrasi-ilustrasi singkat untuk mendukung sebuah presentasi. Penggunaan komputer atau laptop dalam sebuah pelatihan merupakan hal yang umum di jaman serba modern ini.
6. Layar Proyeksi (Perlengkapan Training)
Sebuah peralatan yang penting untuk semua mesin-mesin proyeksi sarana bantu visual yang telah disebutkan di atas. Layar ini dapat dipasang di dinding seperti tirai gulungan atau dapat berdiri sendiri dengan menggunakan tiang penyangga. Meskipun dapat dimungkinkan untuk menggunakan dinding putih saja yang datar sebagai media penerima proyeksi, namun sebuah layar proyeksi ini akan menampilkan sebuah citra yang lebih baik dan jelas.
7. Alat Pemutar Kaset Video
Ada beberapa cara untuk memutar video dalam sebuah ruang kelas pelatihan. Pertama adalah menggunakan sebuah televisi besar dengan sebuah alat pemutar video konvensional. Namun biasanya, sarana yang paling sering digunakan untuk memutar video adalah dengan menggunakan komputer atau laptop yang sudah ada pemutar video bawaan maupun menggunakan flashdisk dan dihubungkan ke proyektor.
8. Akses Internet
Keberadaan akses internet ini menjadi sangat penting, apabila perlengkapan training di atas mengalami kendala, seperti saat proyektor mati, komputer eror, materi cetak belum tersedia dan lain sebagainya. Maka memanfaatkan internet secara maksimal dapat menunjang keberhasilan sebuah pelatihan.
Dengan adanya akses internet, para trainer maupun peserta dapat berinteraksi melalui smartphone milik masing-masing dengan bantuan aplikasi Zoom maupun lainnya. Melalui aplikasi pertemuan ini, semua perlengkapan yang disebutkan di atas sudah terakomodasi di dalamnya.
Perencanaan Pelaksanaan Pelatihan
Untuk membuat sebuah kursus pelatihan yang berhasil, sebelum kita mempersiapkan perlengkapan training maka perlu juga perencanaan logistik yang baik. Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam perencanaan logistik untuk pelatihan adalah membuat susunan jadwal pelatihan untuk merancang apa yang akan dilakukan dengan alokasi waktu tertentu dan penunjukkan penanggung jawab untuk setiap tugas.
Untuk selalu diingat bahwa akan selalu saja ada kejadian pada saat kita mempersiapkan daftar logistik sebuah pelatihan, dalam hal ini cara mengatasi yang paling baik dan fleksibel adalah bekerja sama dengan para peserta untuk membuat situasi menjadi terkendali
Beberapa poin perencanaan pelatihan antara lain sebagai berikut;
- Merancang waktu pelaksanaan pelatihan
- Spesifikasi perlengkapan training yang diperlukan
- Identifikasi dan memesan tempat yang sesuai tema pelatihan
- Mengundang para trainer atau pembicara
- Menyusun program dan mengiklankan agenda pelatihan
- Registrasi para peserta
- Ketentuan-ketentuan dan pemesanan menu konsumsi
- Membuat formulir evaluasi dan sertifikat peserta.
Daftar perencanaan ini adalah indikator awal berjalannya sebuah agenda pelatihan yang akan diadakan. Supaya peserta yang menghadiri training adalah mereka yang terdaftar, gunakan gelang lanyard untuk menandakan mana peserta training yang legal. Ini menjadi poin tambahan di luar poin perencanaan di atas.
Pengaturan Jadwal, Tempat dan Ruang Kelas Pelatihan
Salah satu faktor yang paling penting untuk sebuah keberhasilan pelatihan selain penyediaan perlengkapan training adalah pengaturan jadwal, tempat atau ruang kelas penyelenggaraan pelatihan. Sangatlah penting untuk memilih tempat pelatihan yang baik karena akan membuat nyaman bagi para peserta pelatihan.
Tidak perlu takut untuk mengatur tempat pelatihan, seperti membuka atau menutup tirai jendela, mengatur tempat duduk dan maupun mengatur segala sesuatu yang ada dalam ruangan termasuk dalam memperhatikan pencahayaan, suhu ruang maupun tingkat kebisingan demi memberikan kenyamanan kepada para peserta pelatihan.
Selain itu, pengaturan jadwal kegiatan juga tidak boleh terlewatkan agar para peserta tidak merasa bosan karena terlalu lama duduk maupun hanya mendengarkan saja. Maka penting untuk memperhatikan waktu jeda istirahat dengan menyajikan coffee break atau menghidangkan menu konsumsi bagi para peserta.
Itulah beberapa faktor penunjang sebagai optimalisasi kegiatan dalam pelatihan. Semoga bermanfaat.
Simak terus artikel-artikel menarik lainnya dari kami, sampai jumpa dan terimakasih.